Guía práctica para llenar el formulario W-4 - IRS 2025
Si este año 2025 te tocó pagar impuestos como resultado de tu declaración federal del año fiscal 2024, y la experiencia fue frustrante, inesperada o incluso dolorosa, este artículo es para ti.
Muchos contribuyentes enfrentan sorpresas desagradables al momento de declarar, ya sea porque no ajustaron correctamente su Formulario W-4, tal vez tuvieron ingresos adicionales como independientes (Uber, DoorDash, ventas por cuenta propia) sin retención de impuestos, sin los pagos estimados trimestrales que el IRS requiere para trabajadores por cuenta propia (independientes).
También sucede que confiaron plenamente en que su empleador estaba reteniendo lo correcto, sin verificar si eso se alineaba con su situación real.
La buena noticia es que puedes evitar que esto se repita. Entender cómo llenar correctamente el W-4 es clave para que el IRS reciba lo justo durante el año, ni más ni menos.
En esta guía práctica te explicamos paso a paso cómo hacerlo según las instrucciones oficiales del IRS, de forma clara y sencilla. Verás ejemplos reales y soluciones prácticas, incluyendo cómo ajustar retenciones, hacer pagos estimados y aprovechar estrategias como aportes a planes de retiro.
Este año puede ser diferente: menos dolor, más control y quizás hasta algo de ahorro. Todo empieza con una decisión informada hoy.
Objetivo del W-4:
El Formulario W-4 permite a tu empleador saber cuánto impuesto federal debe retener de tu cheque. Si no llenas este formulario correctamente, puedes terminar debiendo impuestos cuando declares.
¿Cuándo deberías llenar uno nuevo?
Comenzaste un nuevo trabajo
Tienes más de un empleo o trabajas por cuenta propia (como Uber, DoorDash, etc.)
Cambió tu situación familiar (matrimonio, hijos, divorcio)
Pagaste impuestos este año y no te gustó la sorpresa
GUÍA PARA LLENAR EL FORMULARIO W4 – IRS 2025
🔹Step 1: Personal Information / Información Personal
EN: Fill in your name, SSN, address, and filing status.
SP: Ingresa tu nombre, número de seguro social, dirección y estado civil para declarar:
¿Qué debes poner aquí?
Nombre completo
Dirección
Número de Seguro Social (SSN)
Estado civil para propósitos de impuestos (elige una opción):
Single / Soltero
Married filing jointly / Casado (declaración conjunta)
Head of household / Jefe de hogar
👉 Este estado civil afecta cuánto te retendrán. “Jefe de hogar” o “casado” tiende a reducir la retención, pero puede causar una deuda si no corresponde.
🔹 Step 2: Multiple Jobs or Spouse Works / Múltiples trabajos o cónyuge trabaja
EN: Check this box if you have more than one job or your spouse also works.
SP: Marca esta casilla si tienes más de un trabajo o tu cónyuge también trabaja.
Este paso se refiere a cómo calcular correctamente tu retención de impuestos cuando tienes más de un ingreso en la casa.
El formulario W-4 por defecto asume que tienes solo un empleo, lo cual no es realista para muchos trabajadores hoy en día.
¿Cuándo debes marcar esta casilla?
Marca esta casilla si:
✅ Tienes más de un empleo W-2 (por ejemplo, trabajas de día en una oficina y por la tarde en una tienda)
✅ Tienes ingresos adicionales por cuenta propia o como contratista (por ejemplo: trabajas en Uber, DoorDash, Etsy, Amazon Flex, OnlyFans, etc.)
✅ Tu pareja también trabaja y hacen la declaración juntos (estado civil: "married filing jointly")
¿Por qué es tan importante marcar esta casilla?
Cuando hay más de un ingreso, el IRS necesita tener una visión más clara de tus ingresos totales para poder calcular correctamente cuánto debes pagar en impuestos durante el año.
Si NO marcas esta casilla:
El sistema solo calculará la retención con base en un solo empleo
Tus retenciones serán muy bajas
Al final del año, cuando sumes todo lo que ganaste, tendrás que pagar una gran diferencia
Si SÍ marcas esta casilla:
El sistema ajusta el cálculo de retenciones para todos tus ingresos combinados
Pagas lo justo cada mes, y no te sorprendes al declarar
👉Marcar la casilla del Paso 2 te ayuda a que te retengan lo justo si tienes más de un ingreso. Así evitas sorpresas al declarar, pagas tus impuestos de forma más equilibrada y reduces el riesgo de deudas o penalidades.
🔹 Step 3: Claim Dependents / Reclamación de dependientes
EN: Enter $2,000 per qualifying child under 17, and $500 per other dependents.
SP: Coloca $2,000 por cada hijo calificado menor de 17 años y $500 por otros dependientes.
Este paso sirve para reducir la cantidad de impuestos federales que te retendrán de cada cheque de pago, utilizando los créditos por hijos u otros dependientes.
Si tienes hijos menores de 17 años o otros dependientes que califican:
$2,000 por cada hijo calificado menor de 17 años
$500 por cada otro dependiente (como padres, hijos mayores de edad u otros familiares a tu cargo)
❗ Solo llena esto si calificas. Si reclamas hijos sin ser elegible, podrías tener problemas con el IRS.
⚠️ Recomendaciones importantes:
✅ Solo una persona por hogar debe reclamar a los dependientes.
Si estás casado y hacen la declaración conjunta, tú o tu pareja, pero no los dos, deben colocarlos aquí. Si los duplican, puede haber errores graves y terminar debiendo al IRS.
✅ Si no estás completamente seguro de calificar, o prefieres no arriesgarte a errores, puedes dejar este paso en blanco sin problema.
👉Si decides no reclamar dependientes aquí, tu empleador te retendrá un poco más cada mes.
Eso puede resultar en un posible reembolso al final del año cuando declares, y te protege de terminar debiendo por error.
🔹 Step 4: Other Adjustments / Otros ajustes (opcional pero clave)
Este paso es opcional, pero clave si tienes otras fuentes de ingreso:
4a (Other income):
EN: Include income not from jobs (e.g., 1099 income, investments).
SP: Incluye ingresos no derivados de trabajos (ej. ingresos 1099, inversiones).
✅ 4a – Otros ingresos (que no tienen retención)Aquí debes ingresar el total estimado de otros ingresos que recibirás fuera de tu trabajo. Ejemplos:
Uber, DoorDash, Etsy, OnlyFans
Intereses de cuentas bancarias
Ingresos por alquiler
Dividendos o inversiones
👉 Esto ayuda a que tu empleador retenga lo suficiente para cubrir estos ingresos no sujetos a retención automática.
4b (Deductions):
EN: If you itemize deductions, enter the estimated amount above the standard deduction.
SP: Si detallas deducciones, coloca el estimado que exceda la deducción estándar.✅ 4b – Deducciones (solo si no vas a usar la deducción estándar)
Si planeas detallar deducciones (ej. intereses hipotecarios, donaciones, gastos médicos), y el total excede la deducción estándar ($14,600 para solteros en 2025), puedes escribir aquí la diferencia.
👉 Si no sabes, mejor deja este campo en blanco. La mayoría de las personas usan la deducción estándar.
4c (Extra withholding):
EN: Enter any extra tax amount you want withheld each paycheck.
SP: Coloca cualquier monto adicional que desees que te retengan por cheque.✅ 4c – Retención adicional por cheque
Aquí puedes escribir una cantidad fija de dinero para que te la retengan en cada cheque de pago.
Útil si tuviste que pagar al IRS este año y quieres evitarlo en el futuro.💡 Ejemplo: Si pagaste $2,600 este año y cobras quincenal, puedes pedir $100 de retención extra por cheque ($100 x 26 = $2,600).
🔹 Step 5: Sign and Date / Firma y fecha
Este es el paso final y esencial del formulario W-4.
Aquí simplemente debes:
✅ Firmar con tu nombre completo
✅ Escribir la fecha en que lo entregas a tu empleador (Recursos Humanos)
⚠️ Importante:
🖊️ Sin firma, el formulario no es válido y tu empleador no podrá procesarlo. Asegúrate de firmarlo antes de entregarlo.
¿Cuánto tarda en actualizarse mi retención?
Una vez entregado el formulario W-4 a Recursos Humanos, el empleador tiene hasta el primer ciclo de nómina que comience al menos 30 días después de haberlo recibido para hacer efectivos los cambios, aunque muchos lo actualizan antes.
🔹 En la práctica:
La mayoría de las empresas actualizan la retención en 1 a 2 periodos de pago después de recibirlo.
👉 Por ejemplo:
Si entregas tu W-4 el 1 de mayo y cobras quincenalmente, probablemente veas el cambio en el cheque del 15 o del 30 de mayo.
Descarga tu forma W-4 en PDF
FORMA W-4 ES (Espanol) click Certificado de Retenciones del Empleado
FORM W-4 ES (Ingles) click Employee’s Withholding Certificate
Se recomienda encarecidamente completar y entregar el formulario W-4 en inglés para evitar retrasos o interpretaciones erróneas por parte del departamento de Recursos Humanos o nómina de tu empleador. Dado que el IRS y la mayoría de los sistemas de nómina procesan los formularios en inglés, presentarlo en el idioma oficial garantiza que tu información sea comprendida correctamente y que los ajustes en la retención se realicen de forma precisa y oportuna. Una comunicación clara ayuda a prevenir errores que podrían resultar en retenciones incorrectas y sorpresas al momento de declarar tus impuestos.
Ejemplos prácticos
EJEMPLO 1: Persona con solo ingresos W-2
🔹 Perfil:
Estado civil: Soltero
Ingreso anual W-2: $70,000
No tiene dependientes ni otras deducciones → coloco 3 dependientes lo que causo una mala retención
En 2024 su empleador no le retuvo lo suficiente → pagó $5,200 al declarar en 2025
🧩 Problema:
María trabaja tiempo completo en una oficina y gana $70,000 al año. No tiene otros ingresos, ni trabaja por cuenta propia. Sin embargo, cuando llenó su formulario W-4 en 2023, colocó 3 dependientes en el Paso 3, creyendo que así le retendrían menos impuestos y tendría más dinero cada mes.
Pero la realidad es que María no tiene hijos ni personas a su cargo. Esa información incorrecta causó que su empleador le retuviera mucho menos de lo necesario durante todo el año 2024.
Cuando presentó su declaración en 2025, el IRS calculó que debía más de $5,200 en impuestos. María no había hecho pagos estimados ni tenía ese dinero guardado, lo que hizo el proceso muy difícil y estresante.
Solución para 2025:
Paso a paso con el formulario W-4:
Paso 1: Completa su información personal correctamente.
Paso 2: No aplica, ya que solo tiene un empleo y está soltera.
Paso 3: Lo deja en blanco porque no tiene dependientes reales.
Paso 4: No aplica (no tiene ingresos adicionales ni deducciones detalladas).
Firma y entrega el formulario en inglés a Recursos Humanos.
✅ Resultado: Este ajuste cubriría exactamente lo que tuvo que pagar el año pasado, para que no se repita el error en 2025.
💡 Recomendación:
Al no colocar dependientes falsos, su empleador comenzará a retener la cantidad correcta de impuestos. Esto le evitará sorpresas en 2026 y podría incluso resultar en un pequeño reembolso.
Además, si quiere mayor seguridad, María puede agregar una cantidad adicional en el Paso 4(c) (por ejemplo, $50 por cheque) para compensar cualquier posible diferencia.
EJEMPLO 2: Persona con W-2 + ingresos 1099 (Uber)
🔹 Perfil:
Estado civil: Soltero
Ingreso W-2: $50,000
Ingreso como conductor de Uber (1099): $18,000
No hizo pagos estimados → pagó $3,600 al declarar en 2025
🧩 Problema:
Luis es soltero y trabaja en una oficina donde gana $50,000 anuales (empleo W-2). Además, en 2024 comenzó a conducir para Uber los fines de semana, generando $18,000 adicionales como contratista independiente (ingresos 1099).
Luis no hizo pagos estimados durante el año porque pensó que lo retenido en su trabajo W-2 sería suficiente. Su ingreso como contratista independiente (Uber) no tiene retención. Al no hacer pagos estimados ni ajustar su W-4, acumuló deuda tributaria.
Al presentar su declaración de impuestos federales en 2025, se encontró con una deuda de $3,600.
Esto ocurrió porque sus ingresos como conductor no tuvieron ninguna retención, y lo retenido por su trabajo de oficina no alcanzaba para cubrir su carga total de impuestos.
Además, estuvo en riesgo de recibir una multa por no hacer pagos estimados trimestrales.
✅ ¿Cómo puede evitar este problema en 2025?
Luis tiene dos opciones (puede usar ambas combinadas para mayor seguridad):
Opción 1: Ajustar su W-4 en su trabajo W-2
Formulario W-4 paso a paso para Luis:
Paso 1: Llena su información personal y marca "Single" (Soltero).
Paso 2: Marca la casilla, ya que tiene otros ingresos fuera de este trabajo (Uber - 1099).
Paso 3: Lo deja en blanco (no tiene dependientes).
Paso 4:
Línea (a): Puede dejarla en blanco si no quiere calcular ingresos adicionales exactos.
Línea (b): No aplica, no detalla deducciones.
Línea (c): Agrega una cantidad adicional fija por período de pago.
👉 Por ejemplo: si cobra cada dos semanas, puede agregar $140 extra por cheque
(140 × 26 cheques = $3,640 → similar a lo que debió pagar en su declaración).
Paso 5: Firma, coloca la fecha y entrega a Recursos Humanos en inglés.
Opción 2: Hacer pagos estimados trimestrales en 2025
Además del ajuste del W-4, Luis puede hacer pagos directos al IRS cada trimestre para cubrir lo que genera como Uber driver.
Usa el portal: irs.gov/payments
Fechas clave para 2025:
15 de abril
15 de junio
15 de septiembre
15 de enero de 2026
💡 Luis puede pagar unos $900 por trimestre si espera ganar lo mismo que el año anterior.
💡 Alternativa o complemento:
✅ Presentar pagos estimados trimestrales 2025 (Formulario 1040-ES):
Aproximadamente $900 por trimestre
Fechas clave: 15 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre, 15 de enero (2026)
✅ Resultado: Con este ajuste, su retención será mucho más precisa y evitará pagar de golpe el próximo año. También tendrá mayor control sobre sus finanzas y posiblemente evitará penalidades.
Recomendación final:
Luis aprendió que aunque el trabajo independiente da flexibilidad, también requiere más control financiero. Con su W-4 ajustado y/o pagos estimados, podrá dormir tranquilo, evitar deudas, y hasta podría recibir un pequeño reembolso en su próxima declaración.
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